Politika zasebnosti

1. Kdo je upravljavec vaših podatkov

Upravljavec je Special Software Development SRL, davčna številka 39594308, vpisan v trgovinski register pod št. J40/9725/2018, s sedežem na naslovu Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Poštni naslov: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Za vsa vprašanja ali zahteve v zvezi z osebnimi podatki pišite na [email protected]. Upravljavec trenutno ni imenoval pooblaščene osebe za varstvo podatkov (DPO); zahteve obravnavamo na istem naslovu.

2. Katere podatke obdelujemo

Obdelujemo le podatke, ki jih potrebujemo za spodaj navedene namene:

• podatki o računu: ime, e-poštni naslov, telefon, podjetje, naslov, geslo (shranjeno samo kot zgoščena vrednost) in nastavitve računa;
• podatki o obračunavanju in plačilih: podatki za izdajo računov, zgodovina naročnin in plačil. Podatke o kartici vnesete neposredno pri ponudniku plačilnih storitev, mi pa jih ne shranjujemo;
• podatki o uporabi in tehnični podatki: naslov IP, vrsta brskalnika in naprave, obiskane strani, datum in ura dostopa, zapisi o overjanju in varnosti;
• komunikacija: sporočila, poslana prek kontaktnega obrazca, klepeta, zahtevkov za podporo in pogovorov z virtualnim pomočnikom;
• trženjski podatki: naročnina na novice, komunikacijske nastavitve, vir napotitve (partnerski program) in dana soglasja;
• podatki iz javnih virov o podjetjih in njihovih kontaktnih osebah, ki se uporabljajo za B2B prospektiranje (glejte oddelek 9).

3. Zakaj obdelujemo podatke in na kateri pravni podlagi

• zagotavljanje Storitve, ustvarjanje in upravljanje vašega računa, tehnična podpora — izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov, v nadaljevanju »Splošna uredba«);
• izdajanje računov, računovodstvo, davčne obveznosti in odgovori organom — zakonska obveznost (člen 6(1)(c));
• varnost Storitve, preprečevanje goljufij in zlorab, dnevniški zapisi o dostopu — zakoniti interes (člen 6(1)(f));
• novice, komercialna sporočila posameznikom, piškotki ter analitične in oglaševalske tehnologije — privolitev (člen 6(1)(a)), ki jo lahko kadar koli prekličete;
• komercialna sporočila podjetjem in B2B prospektiranje, izboljševanje izdelkov — zakoniti interes (člen 6(1)(f)), ob upoštevanju vaše pravice do ugovora;
• uveljavljanje, izvajanje in obramba pravnih zahtevkov — zakoniti interes.

4. Piškotki in podobne tehnologije

Uporabljamo nujno potrebne piškotke (jezik, trg, seja, paket, izbran pri plačilu), za katere soglasje ni potrebno. Piškotki za nastavitve, analitiko in trženje se omogočijo šele, ko v pasici za piškotke podate soglasje. Svojo izbiro lahko kadar koli spremenite ali prekličete prek povezave »Nastavitve piškotkov« v nogi strani. Celoten seznam z imeni, nameni in trajanjem je v Politiki piškotkov.

5. S kom delimo podatke (prejemniki)

Do podatkov dostopajo samo zaposleni, ki jih potrebujejo, in ponudniki, ki jih po pogodbi obdelujejo v našem imenu (obdelovalci). Kategorije ponudnikov:

• gostovanje in infrastruktura: Hetzner (Evropska unija); omrežje za dostavo vsebin in zaščita: Cloudflare;
• obdelava plačil: Stripe, Netopia;
• transakcijska e-pošta, SMS in obvestila: ponudniki e-poštnih in SMS storitev;
• analitika in oglaševanje (samo z vašo privolitvijo): Google, Meta, OpenAI;
• funkcije umetne inteligence: ponudniki modelov (na primer Anthropic, OpenAI) — glejte oddelek 11;
• spletni sestanki v aplikaciji za rezervacije: Daily.co ali Jitsi;
• javni organi, kadar to zahteva zakon (na primer davčni organ za elektronsko izdajanje računov).
• Posodobljen seznam ponudnikov in njihove vloge vam na zahtevo pošljemo na [email protected].

6. Prenosi zunaj Evropskega gospodarskega prostora

Nekateri ponudniki (na primer Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) lahko podatke obdelujejo zunaj EGP, zlasti v Združenih državah Amerike. Podatke prenašamo le na podlagi zaščitnih ukrepov, ki jih določa Splošna uredba: sklepa o ustreznosti (vključno z okvirom EU–ZDA za varstvo podatkov za certificirane ponudnike) ali standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije. Kopijo veljavnih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na [email protected].

7. Kako dolgo hranimo podatke

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani:

• podatki o računu: dokler je račun aktiven, in do 30 dni po izbrisu ali prenehanju naročnine;
• računi in računovodske evidence: 10 let, kot zahteva računovodska zakonodaja;
• dnevniki dostopa in varnosti (vključno z naslovi IP): do 90 dni; zapisi o overjanju: do 12 mesecev;
• pogovori z virtualnim pomočnikom in klepeti: do 6 mesecev;
• kontaktna sporočila in zahtevki za podporo: do 24 mesecev po zaprtju;
• novice in soglasja: do preklica soglasja, dokaz o soglasju pa ves čas zastaralnega roka;
• podatki za B2B prospektiranje: do 12 mesecev brez odgovora ali do vašega ugovora;
• šifrirane varnostne kopije se prepišejo najpozneje v 12 mesecih.

8. Vaše pravice

Na podlagi Splošne uredbe imate pravico do: dostopa do svojih podatkov; popravka; izbrisa (»pravica do pozabe«); omejitve obdelave; prenosljivosti podatkov; ugovora zoper obdelavo, ki temelji na zakonitem interesu, in zoper neposredno trženje; preklica privolitve, ne da bi to vplivalo na zakonitost predhodne obdelave; ter da zanjo ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi. Zahtevo pošljite na [email protected]; odgovorimo v enem mesecu (pri zapletenih zahtevah lahko ta rok podaljšamo za največ dva nadaljnja meseca, o čemer vas obvestimo). Podatke v profilu in soglasja lahko urejate v upravljalski plošči svojega računa. Za zaščito vaših podatkov lahko zahtevamo dokazilo o identiteti.

9. B2B prospektiranje in podatki iz javnih virov

Za stik s podjetji, ki bi jih lahko zanimale naše storitve, uporabljamo podatke iz javnih virov o podjetjih in njihovih kontaktnih osebah (na primer trgovinski register, davčni organ, javni imeniki, spletni zemljevidi): naziv podjetja, davčno številko, naslov, upravitelje, poslovne kontaktne podatke. Podlaga je naš zakoniti interes; ocenili smo ga pisno (test tehtanja) in ne kontaktiramo oseb, ki so ugovarjale.

Če na ta način prejmete sporočilo od nas, vam prvo sporočilo pove, kdo smo, iz katerega vira smo pridobili vaše podatke in kako lahko zahtevate njihov izbris ali ugovarjate. Ugovarjate lahko kadar koli na [email protected] ali prek povezave v sporočilu; vaš naslov dodamo na seznam izključitev, ki ga spoštujemo.

10. Podatki, ki jih naše stranke vnašajo v aplikacije

Kadar izdelek ekosistema uporabljate za lastno poslovanje (na primer CRM, kadrovanje, izdajanje računov, rezervacije, klinike, ordinacije), podatke oseb, ki jih vnesete v aplikacijo (vaše stranke, zaposleni, pacienti, učenci), obdelujete vi kot upravljavec. Mi nastopamo kot obdelovalec, izključno po vaših navodilih in na podlagi pogodbe o obdelavi podatkov (člen 28 Splošne uredbe). Če ste oseba, katere podatke je vnesla ena od naših strank, se najprej obrnite na to stranko.

11. Funkcije umetne inteligence

Nekatere funkcije (na primer virtualni pomočnik, predlogi ali povzetki) pošiljajo vaše besedilo ponudnikom modelov umetne inteligence, ki podatke obdelujejo samo zato, da nam vrnejo rezultat. Kadar pogodba ali nastavitve ponudnika to omogočajo, ponudniku ne dovolimo uporabe vaših vsebin za učenje modelov, prav tako pa ne sprejemamo odločitev s pravnimi učinki za vas izključno z avtomatiziranimi sredstvi. V te funkcije ne vnašajte podatkov, ki niso potrebni, zlasti ne občutljivih podatkov.

12. Varnost podatkov

Uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe: šifrirane povezave (HTTPS), zgoščevanje gesel, nadzor dostopa na podlagi vlog, dnevnike dostopa, šifriranje občutljivih polj, kjer je to ustrezno, šifrirane varnostne kopije in ločevanje okolij. Če pride do kršitve varstva osebnih podatkov, ki vpliva na vas, o tem v zakonskih rokih obvestimo organ in, kadar to zahteva zakon, tudi vas.

13. Mladoletniki

Storitev je namenjena osebam s polno poslovno sposobnostjo in ni namenjena otrokom, mlajšim od 16 let. Podatke učencev ali otrok v izobraževalnih aplikacijah vnese šola ali starš kot upravljavec.

14. Spremembe te politike

Kadar se politika bistveno spremeni, posodobimo datum uveljavitve, če pa sprememba pomembno vpliva na vas, vas o tem obvestimo po e-pošti ali v Storitvi.

15. Stik in pritožbe

Za vprašanja ali zahteve: [email protected] ali po pošti na naslov Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Imate pravico do pritožbe pri romunskem nacionalnem nadzornem organu za obdelavo osebnih podatkov (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucharest, www.dataprotection.ro, ali pri nadzornem organu v državi članici EU, v kateri prebivate.